Логотип портала «Государственные и муниципальные услуги (функции) в Санкт-Петербурге

Истребование личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния

Комитет по делам записи актов гражданского состояния

Общее описание

Российские граждане, иностранные граждане и лица без гражданства могут обратиться в органы записи актов гражданского состояния для получения государственной услуги по истребованию личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии.

Для получения информации о предоставлении государственной услуги по истребованию документов о государственной регистрации актов гражданского состояния с территории других иностранных государств, а также документов об образовании, о трудовом стаже и других документов, касающихся прав и интересов заявителей, хранящихся в государственных архивных фондах, перейдите по ссылке.

Полное наименование
(в соответствии с Административным регламентом или другим НПА):

Истребование личных документов о государственной регистрации актов гражданского состояния

Принцип предоставления услуги

Экстерриториальный принцип – предоставление услуги не зависит от адреса регистрации получателя услуги

Результат предоставления услуги

1) Предоставление истребуемого документа;2) Сообщение об отсутствии истребуемого документа;3) Отказ в предоставлении государственной услуги.

Срок предоставления услуги

Срок предоставления государственной услуги при истребовании документов с территории иностранного государства, с учетом обращения в компетентные органы иностранного государства, не должен превышать 6-ти месяцев со дня регистрации в органе ЗАГС всех надлежащим образом оформленных документов.

Стоимость

  1. Размер государственной пошлины за истребование документов с территории иностранных государств определен статьей 333.26 Налогового кодекса РФ и составляет 200 рублей за каждый документ (с 01.01.2015 г. - 350 рублей);

  2. Сведения об оплате гос. пошлины см. здесь;

  3. В соответствии со ст. 333.35 Налогового кодекса РФ от уплаты государственной пошлины освобождаются: Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы, участники и инвалиды Великой Отечественной войны.

Заявители

  • Физические лица — граждане Российской Федерации, обращающиеся в части истребования личных документов о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии.

Порядок действий

Порядок действий заявителя

  1. Обращается в Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ);
  2. Подает необходимые документы и заявление по форме - в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии;
  3. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — получает отказ в приеме документов или отказ в предоставлении государственной услуги;
  4. В случае поступления в отдел ЗАГС истребуемого документа из компетентного органа — получает истребованный документ;
  5. В случае отсутствия истребуемого документа — получает ответ об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия.

Порядок действий уполномоченной организации

Специалист Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ):

  1. Принимает документы у заявителя;
  2. Передает документы в отдел записи актов гражданского состояния района Санкт-Петербурга.

I. В случае предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории иностранных государств:

Должностное лицо отдела записи актов гражданского состояния района Санкт-Петербурга (отдел ЗАГС), ответственное за регистрацию документов:

  1. Регистрирует поступившие (представленные) документы;
  2. Передает зарегистрированный комплект документов должностному лицу, ответственному за исполнение запросов об истребовании личных документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за исполнение запросов об истребовании личных документов:

  1. Проверяет полученный комплект документов на наличие оснований для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении государственной услуги;
  2. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги:

    • При личном обращении заявителя — сообщает заявителю во время приема об отказе в приеме документов или об отказе в предоставлении государственной услуги, а также по его требованию готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя;
    • При поступлении документов, направленных заявителем почтовым отправлением, — готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя;
  3. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный запрос об истребовании личного документа из компетентного органа иностранного государства и уведомление о направлении запроса об истребовании документа;
  4. Получает из компетентного органа иностранного государства ответ на обращение об истребовании документа;
  5. На основании полученных документов готовит ответ заявителю об исполнении запроса:
    • В случае поступления истребуемого документа — прилагает к ответу истребованный документ;
    • В случае отсутствия истребуемого документа — информирует заявителя об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия;
  6. Передает подготовленный ответ должностному лицу, ответственному за регистрацию документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за регистрацию документов:

  • Регистрирует ответ об исполнении запроса и направляет его почтовым отправлением на адрес заявителя либо передает заявителю под роспись в получении.

II. В случае предоставления государственной услуги по истребованию личных документов с территории Российской Федерации:

Должностное лицо отдела ЗАГС:

  1. Регистрирует поступившие документы;
  2. Передает зарегистрированный комплект документов должностному лицу, ответственному за исполнение запросов об истребовании личных документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за исполнение запросов об истребовании личных документов:

  1. Проверяет полученный комплект документов на наличие оснований для отказа в приеме документов и отказа в предоставлении государственной услуги;
  2. В случае наличия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный отказ в приеме документов или письменный отказ в предоставлении государственной услуги на имя заявителя;
  3. В случае отсутствия оснований для отказа в приеме документов или отказа в предоставлении государственной услуги — готовит письменный запрос об истребовании личного документа в соответствующий архивный орган Российской Федерации по месту нахождения документа и уведомление о направлении запроса об истребовании документа;
  4. Получает из соответствующего архивного органа Российской Федерации ответа на обращение об истребовании документа;
  5. На основании полученных документов готовит ответ в компетентный орган иностранного государства с приложением полученного документа, а также заявителю (при наличии полного почтового адреса заявителя он уведомляется о направлении документа):
    • В случае поступления истребуемого документа — прилагает к ответу истребованный документ;
    • В случае отсутствия истребуемого документа — информирует заявителя об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия;
  6. Передает подготовленный ответ должностному лицу, ответственному за регистрацию документов.

Должностное лицо отдела ЗАГС, ответственное за регистрацию документов:

  • Регистрирует ответ об исполнении запроса и направляет его в компетентный орган иностранного государства или в структурное подразделение Министерства иностранных дел России, ответственное за отправку дипломатической почты, для последующей пересылки в компетентный орган иностранного государства или заявителю.

Документы

Документы, представляемые заявителем

I. Для предоставления государственной услуги заявитель представляет по почте следующие документы:

  1. Заявление по  — в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии;
    • Квитанция об уплате государственной пошлины (представляется по желанию заявителя) или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов;
  2. Копия паспорта гражданина Российской Федерации;
  3. Копия документа, подтверждающего родство или представительство (в необходимых случаях);
  4. Нотариальная доверенность от лица, в отношении которого составлена запись акта гражданского состоянии, подтверждающая полномочия подавать документы на данную государственную услугу (в необходимых случаях).
II. В случае личной явки на прием заявитель представляет следующие документы:

  1. Документ, удостоверяющий личность;
  2. Заявление об истребовании документа:
    • по форме — в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории СНГ, стран Балтии, Абхазии и Южной Осетии;
    • по форме — в случае истребования документа о регистрации актов гражданского состояния с территории Российской Федерации;
  3. Квитанцию об уплате государственной пошлины (представляется по желанию заявителя) или документ, подтверждающий уплату консульского сбора и сбора в счет возмещения фактических расходов;
  4. Документ, подтверждающий родство или представительство (в необходимых случаях);
  5. Нотариальная доверенность от лица, в отношении которого составлена запись акта гражданского состоянии, подтверждающая полномочия подавать документы на данную государственную услугу (в необходимых случаях).

Документы, выдаваемые заявителю

  1. Отказ в приеме документов или отказ в предоставлении государственной услуги;
  2. Истребованный документ;
  3. Ответ об отсутствии запрашиваемого документа с указанием причины отсутствия.

Организации, участвующие в предоставлении услуги

Организации, принимающие документы

Организации, принимающие решение по предоставлению услуги

Организации, выдающие конечные документы

Другие организации, участвующие в предоставлении услуги

Порядок обжалования

Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются решения и действия (бездействие) должностных лиц Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, принятые и осуществленные с нарушением стандарта предоставления государственной услуги, а также ненадлежащее исполнение должностными лицами их должностных обязанностей, установленных настоящим Административным регламентом и иными нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

  • нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги;
  • нарушение срока предоставления государственной услуги;
  • требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления государственной услуги;
  • отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, для предоставления государственной услуги, у заявителя;
  • отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • отказ Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Жалобы на решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги должностным лицом Департамента МИД России, консульского учреждения направляются руководителю Департамента МИД России, консульского учреждения, их заместителям.

Жалобы на решения, принятые руководителем Департамента МИД России, консульского учреждения подаются в МИД России.

Жалобы на решения, принятые в ходе предоставления государственной услуги должностным лицом Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС направляются руководителю Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, их заместителям.

Жалобы на решения, принятые руководителем Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, подаются в Минюст России.

Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе либо в электронной форме.

Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет либо официальных сайтов МИД России, консульских учреждений, Минюста России, территориальных органов Минюста России, органов ЗАГС, Единого портала, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

Жалоба должна содержать:

  • наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, предоставляющего государственную услугу, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
  • фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ;
  • сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения;
  • доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения, должностного лица Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Жалоба, поступившая в Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа Департамента МИД России, Департамента Минюста России, территориального органа Минюста России, органа ЗАГС, консульского учреждения в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

По результатам рассмотрения жалобы Департамент МИД России, Департамент Минюста России, территориальный орган Минюста России, орган ЗАГС, консульское учреждение принимает одно из следующих решений:

  • удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных Департаментом МИД России, Департаментом Минюста России, территориальным органом Минюста России, органом ЗАГС, консульским учреждением опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации;
  • отказывает в удовлетворении жалобы.

Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 59 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

Для получения информации о должностных лицах исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга, ответственных за регистрацию и рассмотрение жалоб на нарушение порядка предоставления государственной услуги, перейдите по ссылке.

Законодательство

Федеральное законодательство

Административный регламент

Уникальный реестровый номер

7800000010000029546

Последнее обновление информации: 29.02.2016