Апостиль документов

Апостиль — это инструмент, позволяющий легализовать документ (придать ему законную силу) за границей. Такая форма легализации была принята в рамках Гаагской конвенции 1961 года и признана большинством стран мира, включая Россию. Она проще, чем так называемая «консульская легализация».

Суть конвенции 1961 года в том, что документы, заверенные апостилем в одном из государств-участников Конвенции, должны приниматься в другом государстве-участнике Конвенции без каких-либо ограничений.

Так, например, на территории любой страны, вступившей в Гаагскую конвенцию, апостиль на российском свидетельстве о разводе позволит подтвердить, что брак расторгнут.

Всего к Гаагской конвенции присоединилось свыше 120 государств, полный перечень можно посмотреть здесь.

Если страна, в которой вы собираетесь использовать документ, не является участницей Гаагской конвенции, для подтверждения законности документа потребуется консульская легализация. При этом необходимы нотариально заверенный перевод российского документа дипломированного переводчика, далее — заверение в Министерстве юстиции РФ, Министерстве иностранных дел РФ и в консульстве страны назначения.

Заявку на профессиональный письменный перевод либо нотариально оформленный перевод можно подать через МФЦ, сам перевод текстов осуществляет общество с ограниченной ответственностью «Миграционный Альянс» в срок до 10 рабочих дней.

Узнать об услуге подробнее можно здесь.

Апостилировать документ не нужно со странами, не участвующими в Гаагской конвенции, а также если со страной заключено соглашение о правовой помощи или договор, отменяющий требование легализации документов. Так, предъявлять российские документы в странах Минской конвенции можно без апостиля (например, в Азербайджане, Армении, Беларуси, Казахстане, Монголии). Для трудоустройства в Беларуси достаточно предъявить оригинал документа об образовании, выданного в России.

Список условий и стран можно посмотреть на федеральном портале госуслуг по ссылке.

В России апостиль проставляется в форме штампа, содержит следующие реквизиты:

• страна проставления апостиля;
• фамилия и должность лица, подписавшего удостоверяемый документ;
• название учреждения, печатью или штампом которого был скреплён документ;
• город, в котором проставлен апостиль;
• дата проставления апостиля;
• название удостоверяющего органа;
• номер апостиля;
• печать или штамп учреждения, проставившего апостиль;
• подпись ответственного должностного лица.

Заголовок апостиля должен быть написан на французском языке: «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)». Сам апостиль заполняется на русском языке, могут использоваться также английский, французский языки.

Образец апостиля

Апостиль в России проставляется на официальные документы, выданные (см. полный перечень):

• федеральными органами исполнительной власти;
• федеральными судами, конституционными судами и мировыми судьями;
• прокуратурой РФ;
• органами исполнительной власти субъектов РФ;
• образовательными организациями;
• органами местного самоуправления;
• государственными и муниципальными учреждениями;
• нотариусами РФ;
• многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).

Апостиль не проставляется на документах, выданных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.

Не существует единого ведомства, которое бы проставляло апостиль на документы. Штамп ставят в органе власти, выдавшем оригинал документа, или в вышестоящем ведомстве. Наименование органа государственной власти обычно можно найти на самом документе.

Перечень компетентных органов (смотреть полный список):

• МВД России ставит апостиль на справках о судимости, архивных документах (архивных справках, выписках или копиях документов) и справках о реабилитации;
• органы ЗАГС по субъектам РФ — на официальных документах, выданных компетентными органами в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния (свидетельство о рождении, о заключении брака и т.д.);
• региональные департаменты Минобразования — на документах об образовании, о квалификации, об учёных степенях, учёных званиях;
• Министерство обороны России — на официальных архивных документах о военной службе (работе);
• Генеральная прокуратура — на документах, выданных органами прокуратуры;
• Федеральное архивное агентство — на архивных документах, подготовленных федеральными органами государственной власти и федеральными государственными архивами;
• уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела (поиск) — на архивных документах, подготовленных государственными, муниципальными архивами, иными органами и организациями, расположенными на территории соответствующего субъекта;
• Министерство юстиции России — на официальных документах, подлежащих вывозу за границу и не указанных выше, а также на их нотариальных копиях.

Оформить апостиль на документы об образовании и (или) о квалификации, документы об ученых степенях, ученых званиях можно в любом регионе России. Апостилировать оригиналы любых других документов можно только в ведомстве того региона, где они были выданы, но апостиль можно поставить на нотариально заверенных копиях. Следует уточнить, подойдёт ли такой вариант в стране, в которой вы собираетесь предъявлять документ.

Для большинства документов доступны следующие способы подачи заявления на проставление апостиля:

• в органе власти, выдавшем документ, или в вышестоящем ведомстве (лично или по почте);
• в МФЦ;
• на федеральном портале госуслуг gosuslugi.ru (например, подать электронное заявление на проставление апостиля на справку о судимости можно по ссылке).

Согласно п. 48 ст. 333.33 Налогового кодекса Российской Федерации за проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 2 500 руб. за каждый документ. Для проставления апостиля на оригинал и на копию документа пошлина оплачивается дважды.

Пошлину необходимо уплатить до проставления штампа. Сделать это можно на нашем портале по ссылке.

От уплаты госпошлины за проставление апостиля освобождаются органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы публичной власти федеральной территории «Сириус», а также физические лица: ветераны, Великой Отечественной войны, инвалиды Великой Отечественной войны, бывшие узники фашистских концлагерей, гетто и других мест принудительного содержания, созданных немецкими фашистами и их союзниками в период Второй мировой войны, бывшие военнопленные во время Великой Отечественной войны (пп. 10, пп. 12 п. 1 ст. 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации).

Основанием для предоставления льгот физическим лицам является удостоверение установленного образца.

Кроме того, пошлина не взимается за проставление апостиля на документах о регистрации актов гражданского состояния, которые запрашиваются дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями России, а также на справках, выданных архивными органами по обращениям физических лиц, проживающих за пределами России (пп. 12 п. 3 ст. 333.35 Налогового кодекса Российской Федерации).

Проставить апостиль на официальные документы, выданные конституционными (уставными) судами, федеральными судами и мировыми судьями, нотариусами, территориальными органами федеральных органов государственной власти, которые не наделены полномочиями проставлять апостиль, и т.д., уполномочен Минюст России по Санкт-Петербургу и Ленинградской области.

Подать заявление можно через МФЦ, приложив к нему апостилируемый документ.

Подробнее об услуге можно узнать по ссылке.

Подтвердить подлинность документов об образовании и (или) квалификации, учёных степенях и званиях в Санкт-Петербурге можно в Комитете по науке и высшей школе (КНВШ) онлайн или лично.

Для этого потребуется предоставить документы, подлежащие подтверждению, а также паспорт и заявление. Услугу окажут в течение 5 рабочих дней со дня регистрации заявления, при необходимости срок может быть увеличен до 45 рабочих дней.

В КНВШ можно также проставить апостиль на документы, выданные в других регионах России или полученные до 1991 года на территории РСФСР.

Узнать подробнее об услуге по апостилированию документов об образовании и (или) о квалификации, а также подать заявление можно здесь.

Узнать подробнее об услуге по апостилированию документов об учёных степенях и учёных званиях, а также подать заявление можно здесь.

На документах, выданных органами ЗАГС, апостиль проставляет Комитет по делам записи актов гражданского состояния (КЗАГС), заявление можно подать через МФЦ или лично в КЗАГС.

Для этого необходимо предоставить заявление, паспорт и документ, на который нужно проставить апостиль. Услугу, скорее всего, окажут в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя, при необходимости срок может быть увеличен до 30 рабочих дней.

Узнать подробнее об услуге можно по ссылке.

Апостиль на архивных документах (справках, выписках или копиях) проставляет Архивный комитет Санкт-Петербурга, подать заявление можно через МФЦ или лично в комитете.

Для этого необходимо предоставить заявление, паспорт и документ, на который нужно проставить апостиль. Услугу, скорее всего, окажут в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя, при необходимости срок может продлён до 30 рабочих дней.

Узнать подробнее об услуге можно по ссылке.

Да, на федеральном портале gosuslugi.ru.

Электронный апостиль проставляется на российских официальных документах, подлежащих вывозу за пределы Российской Федерации, на документах об образовании и (или) о квалификации, учёных степенях, званиях. В течение пяти рабочих дней после регистрации заявления в личный кабинет на Госуслугах поступит электронный документ, подписанный уполномоченным должностным лицом компетентного органа с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Рекомендуем перед подачей заявления узнать, примут ли электронный апостиль в стране назначения.

Обычно апостиль проставляют в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя. Срок может быть продлён до 30 рабочих дней для осуществления межведомственных запросов (например, при отсутствии у компетентных органов образца подписи должностного лица, подписавшего документ).

Срок проставления апостиля на документах, выданных образовательными учреждениями, не превышает 45 рабочих дней со дня регистрации запроса заявителя.

Любой желающий может проверить достоверность сведений, представленных в апостиле. Для этого достаточно связаться с организацией, легализующей документ (уточнить наименование можно на самом апостиле), и назвать номер апостиля. Узнать контакты можно на официальном сайте организации, а также в разделе «Ведомства» на нашем портале.

Реестр апостилей может вестись как в бумажном, так и в электронном виде.

Да, в проставлении апостиля могут отказать, если, например, документ порван, загрязнён, заламинирован. Возможны случаи, когда сведения на документе не совпадают с государственными выписками. А ещё в апостилировании откажут, если документ нельзя вывозить за пределы России – это касается трудовых книжек, военных билетов, удостоверений личности. Следовательно, на оригиналах этих документов проставить апостиль нельзя.